Akt notarialny – kiedy jest niezbędny?

Akt notarialny jest dokumentem urzędowym zaświadczającym dokonanie określonej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być uwierzytelnione przy pomocy aktu notarialnego opisuje ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Okoliczności w jakich musi dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić? 

Co to jest akt notarialny i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest urzędowym zaświadczeniem, którego forma jest szczegółowo określana przez polskie prawo. Potwierdza on dokonania pewnych czynności. Może to być kupno nieruchomości, lub umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być poświadczone u notariusza, inne natomiast mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają takie życzenie. Kto może sporządzić taki akt? Zdecydowanie najczęściej dokument przygotowywany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Trójmiasto czy Poznań, ale również małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W pewnych sytuacjach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Sporadycznie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul. 

Z jakich elementów składa się akt notarialny

To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przetrzymywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Ponadto musi on posiadać następujące części:

  • data – dokładna data sporządzenia aktu notarialnego, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron umieszcza się także godzinę podpisania aktu,
  • miejsce – miejscowość, w której podpisano dokument,
  • dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
  • dane stron podpisujących akt notarialny – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
  • oświadczenia stron – czyli zasadnicza treść dokumentu, z zaznaczeniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty okazane przy akcie,
  • wyjątkowe okoliczności – na specjalne życzenie stron w akcie można umieścić szczególne okoliczności, jakie miały miejsce przy podpisywaniu dokumentu,
  • potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został odczytany oraz podpisany w obecności obydwu stron,
  • podpisy – oczywiście tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie byłby ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, i notariusza.

Czynności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego 

Czynności wymienione przez polskie prawo, które bezwzględnie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

  1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przedwstępne,
  2. umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
  3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
  5. umowa spółki partnerskiej,
  6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
  7. umowa spółki komandytowej,
  8. umowa spółki z o.o..

Inne czynności także mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak wygląda podpisanie aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i zrozumiałe sporządzenie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt nabył moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeżeli jest taka wola stron, notariusz czyta również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy dokument nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po upływie tego czasu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.

Oczywiście za napisanie aktu notarialnego pobierane są opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt wykonania tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.